FAQ（よくあるご質問）

これは平成10年（1998年）7月に施行された電子帳簿保存法の規定です。

電子帳簿保存法とは、企業に対して備え付け及び保存が税法で義務づけられている帳簿書類について、その保存方法等の特例を定めた法律です。この法律の制定によって、コンピュータで作成した帳簿や書類の電磁的記録（データ）があれば、そのデータの保存をもって書面に出力された帳簿書類の保存に代えることが可能になりました。

つまり「ペーパーレス」を法的に認めた法律、ということができます。

これは、電子帳簿保存法の第4条3項で規定されている、いわゆる「国税関係書類のスキャナ保存制度」のことを指します。この制度によって、企業が取引先などから受け取った紙の領収書や請求書、自ら作成し取引先に送付した紙の請求書の控えを、スキャナやスマートフォンなどを用いてデータ化し、一定の要件で保存・保管することで、データを原本の代わりとすることができ、もともと原本であった紙の書類を廃棄することが可能になりました。

自社で発行した請求書の控えも、一定の要件を満たすことでデータのまま保存することができます。これは電子帳簿保存法第4条2項に規定されており、自社で作成した決算関係書類や請求書や見積書の控えなどのデータも、事前に所轄税務署にて承認を受けることで、書面に印刷することなく、データのまま保存できます。

公開会社こそ、デジタル化での整備・運用が最適です。紙や書面での業務処理ならびに保管は、書面の紛失や改竄など、事故や不正が発生しやすいと考えられます。デジタル化することで、社内の業務プロセスを見える化すると同時に「いつ」「誰が」「どの書類に対して」承認したかということを記録することもできます。電子帳簿保存法などの法令対応では、書類の「真正性」（確実に本物であること）が重視され、そのための記録を残すことや技術的に非改竄性を保証することも求められます。そういう意味では、デジタル化は上場企業にふさわしい内部統制体制の確立と運用を行うための第一歩である、と言っても過言ではありません。

監査上、ペーパーレス化は認められています。ただし公認会計士協会の見解では、電子帳簿保存法で規定されている法的要件よりも厳しい意見が出されており、タイムスタンプとPKI基盤の電子証明書による電子署名により、「いつ」「誰が」「どの書類に対して」承認したのかという書類に対する真正性が担保されるとしています。そのため、実際にペーパーレス化を推進する場合は、自社の会計監査人または監査法人に事前に相談をすることをお勧めします。

もちろん、問題ありません。また請求書控えをデータで残しておくこともできます。ただしその際には、電子帳簿保存法10条に基づき、作成されたデータが改竄されないよう、適切な保管管理が必要です。

paperlogic では、作成された請求書に承認者の電子署名とタイムスタンプを打つことで、「会社として正式に発行された請求書」であること「タイムスタンプ打刻後、改竄されない」ことを保証します。また、作成された署名の有効性を検証機能を用いて確認することも可能です。

デジタル化によって印紙は不要になります。印紙税法は、書面として作成される書類に対する課税について取り決められた法律であり、電子データとして作成された書類は印紙税法の対象外となっています。

現状の取り扱いでは、取引データの保存・保管について規定した電子帳簿保存法第10条に違反してしまいます。これを回避するには、以下の２つのうち、いずれかの対応をとる必要があります。（施行規則第8条1項）

（1）受領した書類データに対して、タイムスタンプ（電子署名を併せるとなおよい）を打ち、保存担当者の情報を確認できるようにする。
（2）社内にて、受領したデータの正当な理由のない改変・削除等を防止する事務処理の規程を定めること。

EDI取引は、電子帳簿保存法10条の規制の対象となります。電子化されているだけでは不十分で、取引データが不正に改竄されないよう、（1）タイムスタンプ・電子署名を付すことで、取引データの非改竄性を担保する、もしくは（2）社内規程にて取引データの適切な保管・管理について規定することが必要です。詳細については、法令に詳しい顧問税理士や会計士などの専門家までお問い合わせください。

タイムスタンプが付与された書類データを受領した場合でも、先述の８の質問と同じ対応が、受領した会社には求められます。

いくつかありますが、それぞれにまとめておきましょう。

• 書面での保存義務があった帳簿書類のうち、データ保存も容認された書類
  • 国税関係帳簿（法4条1項）
  • 国税関係書類（法4条2項）
    →　決算関係書類（決算に際し作成された書類）並びに取引関係書類（取引に際し作成された書類）のうち、自己で発行した書類の写し
  • 国税関係書類のスキャンデータ保存（法4条3項）
    →　書面にて受領または作成した取引関係書類
• 電子取引に係るデータの保存義務（法10条）
  法令制定前に、保存義務が規定されていなかった電子取引により授受された取引情報に係る電磁的記録の保存義務の規程が設けられました。

• 電子取引：ＥＤＩ取引、インタ―ネット等による取引、電子メールによる取引情報の授受、インターネットのサイト上での取引、ＦＡＸ等による取引の記録。

1. 法的要件は財務省令（規則第3条第1項）で定められています。一つめは「真実性の確保」で、以下の点が求められています。
   • 「訂正削除履歴の確認が可能か」（帳簿のみ）
   • 「他の国税関係帳簿並びに国税関係書類と相互に関連する項目を持ち、互いに確認可能か」（帳簿のみ）
   • データ作成にあたり社内で決められたルールに基づき入力ができているかを確認するための「関係書類の備付」
2. 二つめは「可視性」の確保で、以下の点が求められています。
   • 見読可能性の確保（保存データをディスプレイやプリンタ等を使い、画面や書面で、整然とした形式及び明瞭な状態で出力可能）
   • 検索機能の確保（保存データを、速やかに検索でき、結果を表示することができること）

スキャナ保存の対象になるのは、施行規則第3条第3項に規定された書類を除く、すべての国税関係書類です。
上記の規則で規定される書類とは、具体的には棚卸表、貸借対照表及び損益計算書などの計算・整理または決算関係書類を指します。

スキャナ保存を行う際に留意すべき法的要件は、5つあります。

• ・真正性の確保（書類作成または受領後の速やかなスキャニング／タイムスタンプ付与／入力者情報確認／スキャナ装置のスペック維持／データの訂正・履歴の保存）
• ・見読可能性の確保（ディスプレイ・プリンタのスペック保持。画面または書面にて、整然とした形で明りょうな状態で出力可能）
• ・関係書類の備付（文書管理及びスキャナ保存業務に関係するシステム関係書類並びにスキャナ保存事務処理に関する規程類を保存する）
• ・相互関係性の確保（スキャナ保存する書類と国税関係帳簿（関係する帳簿）との間において相互に関連性を確認できる状態を確保
• ・検索機能の確保（日付・金額による範囲指定、主要な記載項目などによる複合的な検索機能が必要）

原則としては、1日でも遅れた場合は要件違反となるのですが、期間内に入力できなかった特別な事由がある場合に、入力できない事由が解消した際に直ちに入力した場合、期間内に入力したとして取り扱われます。
それ以外の理由で誤って期間を過ぎてしまった場合でも、保存要件に基づき、データ保存を行うと同時に、書面での保存も行う必要があります。ただし、たまたま期間を過ぎてしまった場合に限ります。こうした事例が散見される場合、保存要件を満たしていないと見なされ、承認取り消しの対象になります。（法8条1項1号）

スマホ撮影の場合、入力（撮影後、タイムスタンプが打刻されるまで）行為に相互牽制（スマホ撮影者と確認・タイムスタンプの打刻者が別人であること）が成立していれば、通常の経理業務サイクル（30日＋7日）で処理してかまいません。ただし相互牽制が有効でない場合は、改竄防止のため、極めて速やか（3営業日以内）に入力を完了させる必要があります。

電子帳簿保存法では、見読性（画面ではっきりと見え、印刷して確認ができること）が求められています。数字が確認できないということは「見読性」が担保できていない、ということで、データ保存したと見なされません。その場合、保存可能期間内であれば、再度撮りなおす、またはスキャナ機器等でスキャンしなおすことで電子保存は可能ですが、保存可能期間を過ぎてしまった場合は、書面で保存するしかありません。

申請の手順は、以下の通りです。

(1)スキャナ保存を行う目的を明確にする。（例：業務効率化／内部統制強化等）

(2)申請書類の特定（例：支払申請業務の請求書・領収書）

(3)2で決定した書類の処理に関わる業務に関係する書類の整備（既存の規程／新規で作成する規程（適正事務処理要件等）

(4)スキャナ保存に使用する機器の選定（スキャナ、スマートフォン等）

(5)スキャナ保存対応システムの導入検討

(6)申請書の作成・提出

次年度開始日の3カ月前までに申請を出すことで、次年度からの適用が可能となります。たとえば、期首が4月1日の会社の場合は、前年の12月末までに申請を行うことで、期首から適用できます。

会社法上、書面でも電子データでも、役会議事録を作成することができます（法第368条第3項並びに第4項）。書面で作成された議事録には、署名又は記名押印が必要ですが、電子データで作成する際にはそれに代わる措置をとる必要があります（法369条第4項）。その手段としては「電子署名」であると定義されています（施行規則第225条第6号）。この電子署名とは、署名行為をおこなったのが誰かを示すものであり、かつ文書情報が改変されていないことを確認できる措置を電子データに対して行うこと（施行規則第225条2項）です。これは、電子署名法第2条1項に相当します。

また、電子データで作成した書類を、法務省の商業・法人登記のオンライン申請の添付書類に用いる場合には、署名する際に利用可能な電子証明書が指定されています（商業登記法施行規則102条）。具体的には、取締役会議事録を添付資料として提出する際には、代表取締役に関しては法務局で発行される電子証明書を、その他の取締役に関しては、認定認証業者が発行する電子証明書、またはマイナンバーカードに内蔵されている署名用電子証明書を用いて、署名を行う必要があります。

また、書面で作成した役会議事録をスキャナーなどでスキャニングし、PDFなどの形式で電子文書化し、保存・保管することも可能です（施行規則第231条・232条第1項第13号・第233条）。

稟議書に関しては、特に保存義務の法的要件は存在しません。しかし社内の意思決定過程を明らかにするものであり、特に支払承認、売上承認等、社内のモノやお金の動きに関連するものも多く、会計監査等の意見形成上、重要な書類です。そのため、その稟議自体が、社内ルールに基づき適切に行われていること（いつ・誰が・どの申請に対して承認したのか）が証明されることがとても重要です。

そのためには、電子帳簿保存法対応でも利用されている「電子証明書」「タイムスタンプ」による電子署名が、とても有効です。これらの技術を用いることで「いつ」「誰が」「どの稟議に対して」承認したのかを確かな証拠として残すことができます。

会社法で株式会社に保管を義務付けられている文書については、電子データでの保存が可能です。対象書類については主に以下の通りです。

• 定款、創立総会議事録、株主総会議事録、取締役会議事録、監査役会議事録、監査等委員会議事録、各事業年度に係る計算書類、事業報告書、社債原簿、貸借対照表　など

文書の種類によって保存期間と保管場所が定められており、電子データで保管する場合は、紙やモニター画面で出力できることが求められます（施行規則226条）。

• また、e-文書法に基づき、紙の書面で作成した文書をスキャニングして電子化した書類データを保管することもでき、その際には明瞭かつ整然とした形式での、画面と紙での出力が可能であることが求められています。（施行規則第232条・233条）

電子契約サービスは、主に2種類に分けられます。一つは俗に「電子サイン」と呼ばれるもので、電子メールや手書き署名、署名画像などを用いて、契約当事者が契約書に署名を行い、契約を締結するものです。もう一つは電子署名法に基づき、発行された電子証明書（契約当事者向けに発行された、オンライン上で「当事者」であることを証するための「電子のハンコ」）を用いて行う「電子署名」により、契約を行うものです。

法的にはどちらの方法でも問題はありません。民法の「契約自由の原則」により、当事者同士は自由に契約を結ぶことができることから、どちらの方法で行った場合でも「契約」自体は成立します。

ただ、金銭消費貸借契約書や不動産売買契約など、特に高額な契約に関しては「確かに当事者同士が確認し、合意をした」という証拠を残す意味で、合意内容を記載した契約書を交わすことは重要です。紙の書面では印鑑登録済の実印を押印することで契約行為の真正性を担保していますが、電子契約の場合も、契約行為の真正性をいかに確保するのかが鍵となります。

「電子サイン」を使う場合では、ワンタイムパスワード等を用いて本人確認の上でしか署名できない環境を用意することで真正性を担保するという方法があります。しかし、より真正性が高いのは、本人確認の上に発行される、電子署名法に準拠したPKI方式の電子証明書を用いた電子契約です。

これにより、電子契約システム上だけでなく契約書の書面に対しても、当事者同士が確認し署名をしたという証拠を残すことができます。

電子署名とは電子文書に付与されるもので、「署名者が間違いなく本人であること」を担保することを目的としています。つまり、紙文書で付与される印鑑や手書きの署名の役割と同じ役割を果たすものです。電子署名の役割は主に２つあり、1つは「書類作成者の本人性」の確認ができること、そしてもう１つは「内容の同一性」（非改竄性）の確認ができることです。紙の書類では、「書類作成者の本人性」は印鑑登録済の実印で確認できますが、内容の同一性に関しては、見た目の文字や数字が変わっていないかという目視確認しかできません。しかし電子署名を用いれば、内容に変更がないかどうか、瞬時に確認することができます。

電子署名も印鑑と同様、適切な管理が必要です。特に電子署名にはパスワード等「本人だけが知り得る情報」があり、それを適切に保管・管理し、本人以外に不適切に利用されることを防止しなければなりません。ですが、それは印鑑も同じことです。「デジタルはアナログよりも危険」とは、いちがいに言えません。

契約書の電子化と電子契約は、まったく意味合いが違います。前者は「書面」で締結された契約書をスキャナ機器を用いて電子化し、それを原本として保管することで、書面の契約書が存在したことを「いつ」「誰が」確認したかとうことが確認できます。一方、電子契約自体は、契約書の作成ならびに契約書に対する承認（押印行為）を電磁的手法で行うものです。つまり、PDFなどで作成された契約書データに対して、契約当事者が自らのハンコに当たる「電子証明書」を用いて電子署名をすることにより、「契約当事者の本人性」の確認並びに「書類の実在性・非改竄性」を確保することができます。そのため、紙の契約書を電子化し保存・保管するよりも、電子契約を締結し、契約書データを保存・保管する方が、契約行為について高い真実性を担保することができます。

契約の当事者全員が電子契約上で署名しないと、電子契約として成立しません。

締結済みの電子契約をプリントアウトする場合、印刷された紙に「この契約は電子契約で締結されたものであり、これは写しである」旨の記載が必要です。その記載がないとプリントアウトした契約書が原本とみなされ、課税文書である場合は印紙の貼付が必要になることがあるので注意が必要です。

電子データに関しては、「コピー」をしたとしても原本となるデータとまったく同一のものとなります。よって署名済みの電子契約データを自社のファイルサーバで保管しても、それは有効です。

電子契約サービスでは、契約時に有効な電子証明書によって、契約を締結しています。そのため電子契約サービスを後日解約しても、当時の契約自体は有効です。ただし、タイムスタンプによる長期署名処理で、契約時に有効な電子証明書で契約が交わされたことを担保しておく必要があります。paperlogicでは、長期署名の機能を付与することで、契約書の有効性を確保しています。

新たに契約を交わす場合のうち、電子証明書が必要な場合は再度取り直す必要があります。ただし、すでに署名されている契約書類について長期署名が施されていれば、その署名が契約当時に有効であったことが確認で、それによって契約も有効であると確認できます。

ペーパーレス化を検討する際のポイントとなるのは、主に以下の項目です。

• ・法令対応範囲（自社でペーパーレス化をする際にどの法令に対応するのか？）
• ・操作性（マニュアルフリーで操作可能か？）
• ・継続的なアップデートの有無(法改正にリアルタイムで対応できるか)
• ・他システムとの連携（会計システム等、基幹系業務システムとの連携の可否）
• ・セキュリティ（情報セキュリティ３要素である機密性・完全性・可用性が満たされているか）

paperlogic™は、ペーパーレス化システムに求められる要件を高度なレベルで満たしています。

• ・e文書法完全対応を目指して開発されたソリューションである。
• ・ワークフローシステムを活用し、法的対応をルール化するなど、高い操作性を持つ。
• ・クラウドサービスであるため、随時のアップデートが行われる。
• ・ＡＰＩを用いた他システムとのデータ連携が可能。
• ・当社で提供予定であるpaperlogic™は、ペーパーレス化システムに求められる要件を高度なレベルで満たしています。
• ・WAFなどを用いた、高度なセキュリティ環境を実現している。

確かに処理すべき書類自体が少ない場合、紙の方が処理はしやすいですが、一定数以上の紙処理が発生する場合、それは無視できない業務上のコストとなります。

調査機関のIDCや民間企業のAdobeの調査によると、デスクワーカーの業務に占める紙の処理・検索などの時間が、彼らの生産性に大きく影響しているという結果が出ています。上記のような課題を抱えている企業がペーパーレス化に対応すると、切り換えの手間はかかりますが、中長期的には大幅な業務コストの削減、物理的なコストの削減につながります。特に紙処理が多い企業にとっては、大きな効果が期待できます。

当社では「専門的な知識がなくても、法的要件を満たし、ペーパーレス化を実現できる」ということをゴールとして、サービスを提供しています。paperlogicシリーズではワークフロー機能の活用により、業務フローの中で書類の受領から確認・突合、タイムスタンプ・署名といった一連の「入力プロセス」を、マニュアルフリーで行うことを実現しています。

そのため、導入時に作成した規程（スキャナ保存規程／適正事務処理規程等）に合わせた設定（入力者、突合・承認者、メタデータの入力・保管担当者の設定、経路の設定）を行うことで、ユーザーはワークフローを回していくだけで、電帳法に対応した業務を行えるのです。

法律の文章は難解ですし、それを解説する手引きも独特のお役所文調で書かれていますから、言わんとするところを理解するのはなかなかたいへんです。電子帳簿保存法の内容をすべて正確に理解したうえで業務にあたれれば理想的ですが、それは決して簡単ではありません。ですがpaperlogicならば、使うだけで法律に準拠した業務ができます。そうした意味では、導入のハードルは決して高いものではありません。

電子帳簿保存法においても、帳簿情報との関連性を明確にすることが求められるため、会計システムの帳簿情報との関連性を確保するのは法令対応並びに業務効率上必要と思われます。以前はシステム間のデータ連携のために追加の開発などが必要でしたが、現在では、各アプリケーションにあるAPI（Application Programming Interface）を活用し、連携を効率的に行うことができます。

当社でも、paperlogicでAPIを順次公開し、システム間連携を実現できるよう、準備を進めていく予定です。

「入力」並びに「業務」の省力化を実現する技術は、この数年間で急速な発展と普及が進んでいます。一つはスキャニングする際に書面に記載されている金額や取引先名、日付などを読み取り、メタデータ化する「OCR」という技術ですが、現在はAI（人工知能）の技術を加えた「AI-OCR」という技術に進化しており、ここ数年で認識率は飛躍的に向上しています。英語など他の外国語と比べ、日本語は利用される文字が多いため難易度が高いのですが、この数年で実用に耐え得るレベルに達するといわれています。

また業務の自動化として期待されている技術は「RPA（Robotic Process Automation）」と呼ばれるもので、現在 PCで人の手により行われている作業や業務を自動化し、特にルーティンワーク（＝難易度は低いが手間がかかる仕事）に関する業務負担を大きく軽減することが期待されています。

当社でもこれらの技術を活用し、ペーパーレス化をより簡単に、便利に行えるよう、paperlogicの提供価値の向上に努めていく所存です。

ブロックチェーンを簡単に説明すると、インターネット上で行われる「取引データ」（トランザクション）を複数のかたまり（ブロック）にまとめ、これらが連なるように保存されている状態のことをいいます。ブロックチェーンは複数のコンピュータで分散して管理されており、そのためシステムが実質的にダウンせずに稼働する……つまり高い可用性を持ちます。取引データは暗号化され分散保存されており、暗号化されたデータは不可逆性（後戻りはできない）があるため、改竄ができません。これは分散したすべてのデータを改竄すること自体が実質不可能であるためです。

こうした特徴を持つことから、ブロックチェーンはインターネット上で行われる取引のデータに対して真正性を担保するための技術として注目されています。

現在、契約行為にブロックチェーンを活用する「スマートコントラクト」と呼ばれる技術の開発・研究が進んでおり、国内外で実証実験が進んでいます。今のところは電子証明書とタイムスタンプによって、書類と取引の真正性を担保していますが、将来的にはブロックチェーン技術がこれらに取って代わり、インターネット上の安心・安全な取引を行うための技術基盤となるでしょう。

当社においても、paperlogic上にて行われる取引・承認行為ならびに電子契約といった機能の付加価値強化のため、ブロックチェーン技術を応用したサービスの実用化に向けた調査・研究を始めたところです。

電子帳簿保存法が要求する要件を満たすことができれば、ファイルストレージのみでの運用も可能です。ですがワークフロー機能を導入することで、より確実に法的要件を満たすことが可能になること、小規模の組織であれば導入・運用のコストも比較的低く抑えられることから、ワークフロー機能と組み合わせた形での対応を推奨します。

以下の理由から、電子証明書による電子署名を組み合わせています。

理由その１：電子帳簿保存法以外の法令対応電子文書に関連する法律は、電子帳簿保存法だけではありません。たとえば「ｅ─文書法」によって電子保存が可能となった書類も数多くあります。そしてそれらの書類の中には「電子証明書による電子署名」を義務付けているものもあるのです。
税務関係書類だけの電子化を考えれば良いのならタイムスタンプだけでも対応は可能ですが、電子証明書を利用可能なプラットフォームを利用することで、ｅ─文書法全般に対応することができるようになります。今後の電子文書関連の法整備の広がりを考えても、より広範に対応できるシステムを用意しておくことが社内文書情報のペーパーレス化を考える際適切であると考えます。
また、法令によって必要となる電子証明書は異なりますので、詳細については電子帳簿保存法やe─文書法に精通した会計士・税理士や法令に精通した弁護士といった各種専門家に相談されることをおすすめします。 

理由その２：監査の見地から、電子証明書による電子署名を組み合わせることが書類の真正性を担保する上で重要であると判断したため

• 　日本公認会計士協会では、協会の見解として「監査対象となる書類を電子化する際には、『いつ承認したか』だけでなく『誰が承認したか』ということも書類に紐付いて管理される必要がある。そのためには突合し、書類を承認する人間による電子署名が付されていることが望ましい」としています。
  つまり実際に監査業務を行う公認会計士の意見としては、監査という範疇で見た場合、税務関係書類にも「タイムスタンプ」だけでなく「電子署名」が施されているほうが、書類の真正性をより高めるという意味で望ましいことだ、というわけです。

paperlogicでは公認会計士・税理士の監修のもと、監査対応においても効果を発揮できるよう、タイムスタンプと電子証明書の両方を利用可能にしているのです。

スマホ画像（PNG・JPEG等）の形式のままでは電子証明書は付与できません。paperlogic では、撮影した画像データをPDFに変換し、電子署名を行います。

はい、当社はクラウドサービスを利用しており、通常サービス提供を行っている環境と別のロケーションにバックアップをとっております。