【取締役会における電子議事録の利用実態調査】電子化はわずか32.4%、電子化を「望む」声は79%

～全ての押印を1週間未満で回収できる割合、「電子化前」は7.4%の一方、「電子化後」は77.8%に～

• サマリー

• 調査概要

調査概要：「電子議事録」に関する利用実態調査
調査方法：インターネット調査
調査期間：2021年10月27日～同年10月29日
有効回答：東京都内の大企業（従業員数1000人以上）に勤めており総務部門・経営企画部門に勤める方102名

• 取締役会での議事録について、 3社に1社が「署名・押印」を電子化

 「Q1.あなたの会社では、 取締役会での議事録について、 「署名・押印」が電子化されていますか。 」 （n=102）と質問したところ、 「電子化されていない」が37.2%、 「電子化されている」が32.4% という回答となりました。

Q1.あなたの会社では、 取締役会での議事録について、 「署名・押印」が電子化されていますか。

・電子化されていない：37.2%
・電子化されている：32.4%
・わからない：28.4%
・取締役会を設置していない：2.0%

• 「署名・押印」の電子化のメリット、 「紙の回覧がなく回収が早い」が81.8%

　「Q2.Q1で「電子化されている」と回答した方にお聞きします。 電子化されていることによるメリットを教えてください。 （複数回答）」 （n=33）と質問したところ、 「紙の回覧がなく回収が早い」が81.8%、 「場所にとらわれず押印が可能」が60.6%、 「押印催促時のコミュニケーションストレスの低減」が36.4% という回答となりました。

Q2.Q1で「電子化されている」と回答した方にお聞きします。 電子化されていることによるメリットを教えてください。 （複数回答）

・紙の回覧がなく回収が早い：81.8%
・場所にとらわれず押印が可能：60.6%
・押印催促時のコミュニケーションストレスの低減：36.4%
・紛失リスクの低減：36.4%
・過去議事録の参照等における簡易性向上：36.4%
・押印依頼時のコミュニケーションストレスの低減：33.3%
・印刷が不要で手間がかからない：33.3%
・保管場所の削減：33.3%
・郵送費の削減：27.3%
・その他：0.0%
・わからない：3.0%

• 全ての押印を1週間未満で回収できる割合、 「電子化前」は7.4%の一方、 「電子化後」は77.8%

　「Q3.Q2で「紙の回覧がなく回収が早い」と回答した方にお聞きします。 電子化前・電子化後において全ての押印を回収できる期間を教えてください。 平均値で結構です。 」 （n=27）と質問したところ、 「1週間未満」が「電子化前」は7.4%、 「電子化後」は77.8% という回答となりました。

Q3.Q2で「紙の回覧がなく回収が早い」と回答した方にお聞きします。 電子化前・電子化後において全ての押印を回収できる期間を教えてください。 平均値で結構です。

電子化前
・1週間未満：7.4%
・1週間～2週間未満：48.1%
・2週間～3週間未満：14.8%
・3週間～1ヶ月未満：11.1%
・1ヶ月～2ヶ月未満：0.0%
・2ヶ月～3ヶ月未満：7.4%
・3ヶ月以上：7.4%
・わからない：3.8%

電子化後
・1週間未満：77.8%
・1週間～2週間未満：11.1%
・2週間～3週間未満：3.7%
・3週間～1ヶ月未満：0.0%
・1ヶ月～2ヶ月未満：0.0%
・2ヶ月～3ヶ月未満：0.0%
・3ヶ月以上：3.7%
・わからない：3.7%

• 議事録電子化のメリット、 「時間や場所を問わずに閲覧できる」、 「進捗を確認できる」なども

　「Q4.Q1で「電子化されている」と回答した方にお聞きします。 Q2で回答した以外に、 電子化されていることによるメリットがあれば教えてください。 （自由回答）」 （n=33）と質問したところ、 「時間や場所を問わずに閲覧できるようになった」「進捗を確認できる」 など23の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞
・34歳：以前は会社に保管されていた資料が、 時間や場所を問わずに閲覧できるようになった。
・32歳：進捗を確認できる。
・41歳：体裁とか余計な指示が減少した。
・30歳：備品が少なくなる。
・52歳：事務局の作業工数の削減。
・49歳：書類紛失を防げる。
・51歳：業務が早い。

• 議事録が電子化されていない企業の79％が「取締役会の議事録の電子化」を希望

 「Q5 Q1で「電子化されていない」と回答した方にお聞きします。 取締役会の議事録に関して、 電子化を望みますか。 」 （n=38）と質問したところ、 「非常に望む」が47.4%、 「やや望む」が31.6% という回答となりました。

Q5 Q1で「電子化されていない」と回答した方にお聞きします。 取締役会の議事録に関して、 電子化を望みますか。

・非常に望む：47.4%
・やや望む：31.6%
・あまり望まない：18.4%
・全く望まない：2.6%

• まとめ

今回は、 東京都内の大企業（従業員数1000人以上）に勤めており総務部門・経営企画部門に勤める方102名を対象に、 「電子議事録」に関する利用実態調査を行いました。

まず、 取締役会での議事録について、 「署名・押印」が電子化されている企業は32.4％であることが分かりました。 また、 「電子化されている」と回答した企業に対して、 「署名・押印」電子化のメリットを聞いたところ、 「紙の回覧がなく回収が早い」が81.8%、 「場所にとらわれず押印が可能」が60.6%、 「押印催促時のコミュニケーションストレスの低減」が36.4%と回答しました。

次に、 議事録電子化前後における「全ての押印を回収可能な期間」を調査したところ、 「1週間未満」が「電子化前」には7.4%だったところ、 「電子化後」には77.8%になり、 回収時間の短縮に大きな効果があることが明らかになりました。 また、 議事録電子化により「時間や場所を問わず閲覧できる」や「進捗を確認できる」、 「体裁など余計な指示が減少した」といったメリットも感じているようです。 加えて、 まだ「議事録が電子化されていない」企業においても、 79％が「議事録の電子化を望む」と回答しました。

今回の調査では、 取締役会での議事録について、 「署名・押印」の電子化が導入されている企業が多いとは言えないものの、 導入されている企業からは、 時間の短縮や、 ストレスの軽減など、 多くのメリットを実感していることが判明しました。 導入されていない企業からは、 電子化を希望する割合が圧倒的に高い状況です。 コロナ禍によってテレワークが進み、 出社する機会が減少している昨今において、 議事録の電子化は、 作業効率化に大きなインパクトを与えると言えるでしょう。